Associazioni di categoria: le linee guida per il consulente
Dopo vari anni trascorsi ad affiancare aziende e associazioni di categoria, ho potuto osservare – nei casi in cui è presente – come la disorganizzazione possa spesso sfociare in una riduzione dell’efficienza e, di conseguenza, in una mancanza di attenzione verso la pianificazione del lavoro altrui, siano essi colleghi, partner o fornitori.
Regole generali
Prima di entrare nel vivo delle attività da intraprendere con l’ufficio Marketing e Comunicazione, è essenziale stabilire alcune regole generali che possano facilitare il flusso di lavoro e migliorare i risultati di tutti i team coinvolti. Queste linee guida mirano a garantire un ambiente collaborativo e professionale, dove ogni ruolo è valorizzato e il lavoro di squadra è potenziato:
- Tempestività: Informare con sufficiente anticipo l’ufficio marketing e l’ufficio comunicazione riguardo ai progetti e alle necessità, per permettere una gestione ottimale dei tempi e delle risorse;
- Assalto all’ufficio Marketing: evitare di piombare in un ufficio che già sta lavorando su quanto pianificato, per scaricare un’urgenza dettata da una mancata organizzazione “dell’invasore”;
- Rispetto dei ruoli: riconoscere e rispettare le competenze specifiche di ognuno, evitando ingerenze non autorizzate nei compiti altrui;
- Comunicazione chiara e concisa: utilizzare un linguaggio comprensibile e diretto nelle comunicazioni per evitare fraintendimenti;
- Puntualità: rispondere tempestivamente alle richieste e rispettare le scadenze concordate;
- Professionalità: mantenere un comportamento professionale in ogni interazione, sia verbale che scritta.
Comunicazione con l’ufficio Marketing
Rapportarsi efficacemente con l’ufficio Marketing è essenziale per garantire che le iniziative e i progetti siano sviluppati in modo strategico e coerente con gli obiettivi dell’associazione. Di seguito, vengono elencati alcuni principi fondamentali per facilitare una collaborazione armoniosa e produttiva.
- Briefing dettagliato: fornire un briefing dettagliato e completo quando si richiede la creazione di materiali di marketing, specificando obiettivi, target e messaggi chiave;
- Collaborazione: partecipare attivamente alle riunioni di brainstorming e offrire feedback costruttivi sui progetti in corso con interventi brevi e chiari;
- Allineamento strategico: assicurarsi che tutte le richieste siano in linea con la strategia di marketing generale dell’associazione;
- Monitoraggio e report: Richiedere e analizzare report periodici sulle campagne di marketing per valutare l’efficacia e apportare eventuali correzioni;
- Tempestività nelle informazioni: Informare l’ufficio marketing con sufficiente anticipo riguardo a nuovi progetti o cambiamenti per consentire una pianificazione adeguata;
- Coordinamento preventivo: Coordinarsi preventivamente con l’ufficio comunicazione per tutte le iniziative che prevedono contatti esterni (media, eventi, comunicati stampa).
Strumenti e canali di comunicazione
Una gestione efficace degli strumenti e canali di comunicazione è fondamentale per garantire la chiarezza e la coerenza delle informazioni all’interno dell’associazione. Ecco diversi punti da ricordare:
- Utilizzo delle piattaforme ufficiali: utilizzare esclusivamente le piattaforme di comunicazione ufficiali dell’associazione (email aziendale, software di gestione progetti, CRM, etc.) per tutte le comunicazioni interne e esterne;
- Riassunti e verbali: preparare e distribuire riassunti e verbali delle riunioni per mantenere tutti informati sugli sviluppi e le decisioni prese;
- La tecnologia aiuta: in merito ai verbali oggi con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale è possibile produrre un immediato recap dei meeting in formato PDF, da inviare in tempo reale ai partecipanti della riunione. Prodotti più diffusi: Samsung Registratore Vocale, app.transkriptor.com;
- Feedback periodico: stabilire momenti periodici per raccogliere feedback e discutere eventuali problemi o migliorie nei processi di comunicazione.
Regole di etichetta
Mantenere un ambiente di lavoro rispettoso e professionale è essenziale per favorire una collaborazione fruttuosa. Ecco alcuni dettagli da tenere a mente:
- Educazione e cortesia: trattare tutti i colleghi con educazione e cortesia, evitando comportamenti scortesi o poco rispettosi.
- Ascolto attivo: praticare l’ascolto attivo durante le riunioni e le conversazioni, mostrando interesse e rispetto per le opinioni degli altri.
- Riservatezza: mantenere la riservatezza delle informazioni sensibili e rispettare le policy di privacy dell’associazione.
Seguendo queste linee guida, è possibile garantire una collaborazione efficace e armoniosa tra i vari reparti e l’Ufficio Marketing e soprattutto innescare la corretta amplificazione delle notizie riguardantio l’associazione.
